دانلود مقاله سیستم اطلاعات مدیریت با فرمت ورد ودر 53 صفحه قابل ویرایش

فهرست مطالب

سیستم اطلاعات.. 3

سیستم های رسمی و غیر رسمی اطلاعات.. 4

سیستم اطلاعات کامپیوتری.. 4

سیستم های اطلاعات ، فناوری اطلاعات و کامپیوتر. 5

داده ، اطلاعات و دانش... 5

سیستم های مبتنی بر وب.. 5

طبقه بندی و سیر تکامل سیستم ها اطلاعات.. 6

طبقه بندی بر مبنای سطوح سازمانی. 6

طبقه بندی بر مبنای نوع پشتیبانی. 7

سیستم های پردازش تراکنش... 8

ساختار کلی TPS. 9

انواع TPS. 12

سیستم گزارشات مدیریت.. 12

ساختار سیستم گزارشات مدیریت.. 13

انواع سیستم گزارشات مدیریت.. 13

سیستم اطلاعات مدیریت.. 14

سیستم پشتیبان تصمیم (Decision Support System)15

ساختار DSS. 16

امکانات DSS. 18

ابزارهای نرم افزاری DSS. 18

امکانات سخت افزاری DSS. 18

سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری هوشمند. 18

سیستم تصمیم گیری گروهی. 19

سیستم خبره20

اجزاء سیستم خبره21

دیگر سیستمهای هوشمند.. 29

سیستمهای مکانیزه اداری (OAS). 32

اتوماسیون اداری و کارکنان دانشی.. 47

سیستم کارکنان دانشی.. 50

سیستمهای پشتیبانی مدیران ارشد اجرایی.. 51

 

قسمتی از متن مقاله

 

سیستم اطلاعات

یک سیستم اطلاعات به جمع آوری ،ذخیره ، تحلیل و انتشار اطلاعات برای یک هدف خاص می پردازد. یک سیستم اطلاعات مانند هر سیستم دیگری دارای ورودی (داده یا دستورالعمل ) و خروجی (گزارش ها یا محاسبات ) است . این سیستم ها با استفاده از فناوری هایی نظیر کامپیوتر شخصی ، ورودی ها را پردازش کرده و خروجی ها را به کاربران یا سایر سیستم ها ارسال می کنند .یک مکانیزم بازخورد نیز برای کنترل عملیات ، به سیستم پیوست می شود (شکل 1).همانند هر سیستم دیگری ، یک سیستم اطلاعات دارای افراد ، رویه ها و تسهیلات فیزیکی است که در یک محیط به فعالیت می پردازد. با این که اکثر سیستم های اطلاعاتی ، کامپیوتری شده اند ، الزامی برای این موضوع وجود ندارد.

شکل 1 : نموداری از سیستم اطلاعات

 

 

 

سیستم های رسمی و غیر رسمی اطلاعات

یک سیستم اطلاعات می تواند رسمی و یا غیر رسمی باشد . سیستم های رسمی شامل رویه های توافقی ، ورودی ها و خروجی های استاندارد و تعاریف ثابت می باشند . برای نمونه سیستم حسابداری شرکت یک سیستم اطلاعات رسمی می باشد که تراکنش های مالی را پردازش می کند . سیستم های غیر رسمی شکل های مختلفی به خود می گیرند که از شبکه شایعه پراکنی یک اداره تا گروهی از دوستان که به تبادل نامه ها به صورت الکترونیکی می پردازند را در بر می گیرد. آگاهی از سیستم های غیر رسمی برای مدیریت امری مهم محسوب می شود . این سیستم ها از منابع اطلاعات استفاده می نمایند و گاهی اوقات با سیستم های رسمی تداخل پیدا می کنن. آن ها در مقاومت کارکنان در برابر تغییر نیز نقش بسزایی ایفا می کنند . به عبارت دیگر برخی از این سیستم ها برای تاثیر گذاشتن روی افراد ، فرایند ها یا حتی برای ایجاد محرک برای تغییر مرد استفاده قرار می گیرند .

سیستم اطلاعات کامپیوتری

یک سیستم اطلاعات کامپیوتری ، سیستم اطلاعاتی است که از فناوری کامپیوتر برای انجام همه یا بخشی از فعالیت های کاری خود استفاده می کند . چنین سیستمی می تواند شامل یک کامپیوتر شخصی کوچک و نرم افزارهای آن و یا در بر گیرنده هزاران کامپیوتر با اندازه های مختلف ، صدها چاپگر ، رسام ، ابزارهای دیگر ، شبکه های مخابراتی (سیمی و بی سیم )و پایگاه های داده باشد . در اغلب موارد یک سیستم اطلاعات شامل افراد نیز می باشد . اجزای اساسی یک سیستم اطلاعات در زیر لیست شده است . در نظر داشته باشید که هر سیسمی الزاما شامل تمامی اجزا نمی باشد.

• سخت افزار ، مجموعه ای از ابزار ها مانند پردازش گر ، صفحه نمایش ، صفحه کلید و چاپگر می باشد . این اجزا در کنار هم داده و اطلاعات را دریافت کرده ، پردازش نموده و نمایش می دهند .
• نرم افزار ، مجموعه ای از برنامه ها است که سخت افزار را قادر به پردازش می سازد .
• پایگاه داده ، مجموعه ای از فایل ها ، جداول ، ارتباطات و سایر موارد مرتبط به هم است که داده ها و روابط بینشان را ذخیره می کند .
• شبکه ، یک سیستم ارتباطی است که امکان تسهیم منابع بین کامپیوتر های مختلف را فراهم می کند . یک شیکه می تواند بی سیم باشد .
• رویه ها ، مجموعه ای از دستورالعمل ها هستند که درباره چگونگی ترکیب موارد بالا جهت پردازش اطلاعات و تولید خروجی مورد نیاز ، یه کار می روند .
• برنامه های کاربردی (Application program) ، یک برنامه کامپیوتر است که به منظور پشتیبانی از یک کار خاص یا یک فرایند سازمانی مانند محاسبه حقوق یا در برخی موارد یک برنامه کاربردی دیگر ، طراحی می شود .

سیستم های اطلاعات ، فناوری اطلاعات و کامپیوتر

کامپیوتر ها روش های موثر و کارٱمدی را برای پردازش داده فراهم می کنند و جزء لاینفک یک سیستم اطلاعات هستند . البته سیستم اطلاعات تنها شامل کامپیوتر نیست . کامپیوتر تنها بخشی از سیستم پیچیده ای است که باید طراحی شود ، فعالیت کند و نگهداری گردد.فناوری اطلاعات به عنوان جنبه تکنولوژیکی یک سیستم اطلاعات شناخته می شود که در بر گیرنده سخت افزار ، نرم افزار ، پایگاه داده ، شبکه و ابزارهای الکترونیکی دیگر می باشد . فناوری اطلاعات را می توان زیر مجموعه ای از سیستم اطلاعات دانست .

داده ، اطلاعات و دانش

سیستم های اطلاعات برای دستیابی به اهداف اساسی ، پردازش اقتصادی داده و تبدیل آن به دانش و اطلاعات است .

داده : به توصیف ابتدائی از اشیاء ، رویدادها ، فعالیت ها و تراکنش هایی که ثبت ، دسته بندی و ذخیره شده ، ولی برای هدفی خاص سازماندهی نگردیده اند ، می پردازد . اقلام داده ممکن است شامل یک عدد ، شکل ، صدا و یا تصویر باشند .یک پایگاه داده شامل داده هایی است که با هدف بازیابی ، سازماندهی شده اند.

اطلاعات ، داده ای است که به گونه ای سازماندهی شده که برای گیرنده مفهوم و ارزش دارد .اقلام داده معمولا به وسیکه نرم افزار کاربردی ، پردازش و به اطلاعات تبدیل می شوند . چنین پردازشی نسبت به بازیابی و خلاصه سازی ساده یک پایگاه داده کاربرد مشخص تر و ارزش افزوده بیشتری به همراه دارد .

دانش ،‌متشکل از داده یا اطلاعاتی است که به منظور مفاهمه ، انتقال تجربه آموخته ها و مهارت سازماندهی شده و برای حل مشکل جاری یا انجام یک فعالیت به کار گرفته می شود . داده هایی که به منظور استراخ مفاهیم اساسی و بازتاب تجربه ها و مهارت های گذشته پردازش می شوند برای گیرنده ، دانش سازمانی به ارمغان می آورند که ارزش بالقوه فراوانی دارد.

داده ها ، اطلاعات و دانش می توانند ورودی های یک سیستم اطلاعاتی یا خروجی های آن باشند . برای مثال داده های مربوط به کارمندان ، حقوق و مدت زمان کارشان (ورودی ) با هدف تولید اطلاعات لیست حقوق ( خروجی ) پردازش می شوند . اطلاعات لیست حقوق نیز بعدا می تواند به عنوان ورودی برای سیستم دیگری که به بودجه بندی یا توصیه به مدیران درباره میزان حقوق ها می پردازد ، به کار رود .

سیستم های مبتنی بر وب

سیستم های مبتنی بر وب به آن دسته از برنامه ها و خدماتی اطلاق می شود که بر روی سرویس دهنده ای که با استفاده از وب همواره در دسترس قرار دارد ، جای گرفته و در نتیجه از هر نقطه از دنیا می توان به آن ها دسترسی داشت.تنها نرم افزار سرویس گیرنده ای که برای دسترسی و اجرای برنامه های مبتنی بر وب مورد نیاز است ، یک محیط مرورگر وب می باشد .البته برنامه ها باید از پروتکل اینترنت تبعیت کنند .

اینترنت ، که گاه به اختصار شبکه نیز نامیده می شود سیستمی جهانی از شبکه های کامپیوتری است . یک شبکه از شبکه ها که در آن کاربران می توانند از طریق هر کامپیوتری اطلاعات را از دیگر کامپیوتر ها بگیرند. امروزه اینترنت یک امکان عمومی ، یاری رسان و خود نگهدار است که در دسترس میلیون ها کاربر در سراسر جهان قرار دارد .

شبکه های داخلی (اینترانت) ، کاربرد فناوری های وب با هدف خلثق یک شبکه خصوصی در یک سازمان می باشد . اگرچه شبکه داخلی ممکن است بخشی از یک شبکه محلی باشد اما بعضی اوقات یک شبکه محلی کامل یا چندین شبکه محلی دارای ارتباط داخلی است .

شبکه خارجی (اکسترانت)، چندین شبکه داخلی را از طریق اینترنت با افزودن یک مکانیزم امنیتی و در صورت امکان افزودن کارکرد های جدید به یکدیگر متصل می کند .آن ها یک شبکه مجازی را تشکیل می دهند که به کاربران از راه دور این اجازه را می دهند تا با ایمنی کامل از طریق اینترنت به شبکه داخلی سازمان متصل شوند .

طبقه بندی و سیر تکامل سیستم ها اطلاعات

طبقه بندی بر مبنای سطوح سازمانی

سازمان ها از اجزایی مانند بخش ها ، ادارات و واحد های کاری تشکیل شده اند که در قالب سلسله مراتب سازمانی هستند . سیستم های اطلاعاتی که از ساختار سازمانی پیروی می کنند عبارتد از : سیستم های کارکردی ، سازمانی و بین سازمانی . این سیستم ها به صورت سلسله مراتبی هستند که در آن ها هر سیستم موجود در مرتبه بالاتر شامل چندین سیستم متنوع در سطوح پایین تر است .

سیستم اطلاعات کارکردی . در یک شرکت اصلی ترین سیستم های اطلاعاتی کاربردی ، پیرامون ادارات و بخش های سنتی نظیر بخش تولید ، حسابداری ، مالی ، بازاریابی و منابع انسانی سازماندهی می شوند . سیستم ویژه ای که دپارتمان های متعددی را در بر می گیرد ، سیستم پردازش تراکنش نام دارد . این سیستم وظایف معمول و تکراری را که برای عملیات سازمانی بسیار مهم هستند خودکار می نماید .

سیستم اطلاعات سازمانی . در حالی که سیستم اطلاعات کارکردی به یک حوزه اجرایی مربوط است ، سایر سیستم های اطلاعاتی تمام سازمان یا چندین اداره را سرویس دهی می کند .یکی از رایج ترین سیستم های سازمانی ، سیستم برنامه ریزی منابع سازمان نام دارد که شرکت را قادر به برنامه ریزی و مدیریت کل منابع یک سازمان می کند .

سیستم های بین سازمانی . برخی سیستم های اطلاعاتی دو یا چند سازمان را به هم مرتبط می کنند .سیستم های اطلاعاتی بین سازمانی نقش اصلی در کسب و کار الکترونیکی و پشتیبانی زنجیره تامین ایفا می کند.

طبقه بندی بر مبنای نوع پشتیبانی

راه دیگر برای طبقه بندی سیستم های اطلاعات ، بر اساس نوع پشتیبانی و بدون در نظر گرفتن حوزه کاری است . جدول 1 انواع این سیستم ها ، تکامل و توضیح مختصری از هر کدام را ارائه می دهد .

 

 

 

 

جدول 1 : انواع اصلی سیستم های اطلاعاتی مدیریت

سیستم	کارکنان مورد پشتیبانی	توضیحات
سیستمپردازش تراکنش	کلیه کارکنان	تراکنش های اصلی کسب و کار مانند خرید صدور فاکتور و پرداخت دستمزد را پردازش می کند .
سیتم اطلاعات مدیریت	کلیه کارکنان	اطلاعات روزمره را برای برنامه ریزی ، سازماندهی و کنترل عملیات در حوزه های کارکردی فراهم می کند .
سیستم خودکارسازی اداری	کارکنان اداری	بهره وری کارکنان اداری را افزایش می دهد .
سیستم واژه پرداز	کارکنان اداری	به ایجاد ، ویرایش ، قالب بندی و چاپ اسناد کمک می کند
سیستم های ارتیاطات و همکاری	کلیه کارکنان	کارکنان و مشتریان را قادر می سازد به صورتی کاراتر با یکدیگر همکاری کنند .
سیستم مدیریت اسناد	کارکنان اداری	جریان اسناد الکترونیکی را خودکار می کند .
سیستم تصمیم یار	تصمیم گیران ، مدیران	مدل ها و داده ها را برای حل مسائل نیمه ساختارمند با میزان دخالت بالای کاربر ترکیب می کند.
سیستم پشتیبان مدیران ارشد	مدیر عامل ، مدیران ارشد	از تصمیمات مدیران عالی پشتیبانی می کند .
سیستم پشتیبان گروه	گروه	از فرایند های کاری گروه ها پشتیبانی می کند.
سیستم های خبره	دانشوران ، افراد غیر متخصص	دانش انباشته متخصصان را در اختیار غیر متخصصان قرار می دهد و بر اساس تخصص توصیه هایی برای تصمیم ارائه می دهد .
سیستم دانشوری	مدیران ، دانشوران	از جمع آوری ، سازماندهی و استفاده از دانش در سازمان پشتیبانی می کند .
شبکه های عصبی	دانشوران ، متخصصان حرفه ای	از نمونه های گذشته حتی با وجود اطلاعات مبهم یا ناقص می آموزد.
انبار داده	مدیران ، دانشوران	مقادیر بسییار زیادی از داده ها را ذخیره و بای پشتیبانی از تصمیم در دسترس و مورد تغییر قرار می دهد .
هوش تجاری	تصمیمم گیران ، مدیران	مقادیر زیادی از داده ها را برای تحلیل بوسیله سیستم های تصمیم یار و هوشمند جمع آوری می کند .
سیستم های پردازش سیار	کارکنان سیار	از کارکنانی که با مشتریان و شرکای کاری در خارج از مرزهای فیزیکی سازمان کار می کنند پشتیبانی می کند.

سیستم های پردازش تراکنش

سیستمهای پردازشی تراکنشی یا transaction processing system در اوائل دهه 50 و با ورود رایانه به سازمان ها و به کار گیری آن د رانجام فعالیت های پردازشی کسب و کار شکل گرفتند.امروزه نیز در عصر اقتصاد الکترونیک و لزوم هماهنگی سازمان ها با تغییرات محیطی و انجام سزیع پردازش ها این سیستم ها از اهمیت بالایی برخوردار هستند . ایـن سیستمها،جایگزین روش دستی می شوند و امور ساخت یــــافته ای مانند: نگهداری سوابق، کنترل انـــبار، محاسبه حقوق و دستمزد و غیره را انجـــام می دهند. تاکید این سیستم بر پردازش حجم عظیمی از داده ها است و از ایـــن طریق کاهش هزینه های عملیات را در سازمان به همراه دارند.سیستم پردازش تراکنشی یک سیستمی است که جمع آوری وپردازش تعاملات ووقایعی که دراثرانجام عملیات وفعالیتهای یک سازمان رخ می دهندرابرعهده دارد.

امـــور عملیاتی سازمان کــــه غالبا ماهیتی تکراری و مستمر دارند و به دلیل حـــجم بالا،نیروی انسانی زیادی را نیز به خود اختصاص می دهند را می توان از طریق بــه کـــارگیری سیستمهای پردازشی تعاملی مکانیزه کــرد و از تعداد نیروی انسانی مورد نیاز کاست. چنین سیستم هایی در یک زمینه خاص طراحی و ضمن انجام پردازش داده ها , اطلاعات مورد نیاز سطح عمکلیات را تامین می نماید . امروزه TPS ها در زمینه های مختلف سازمان طراحی و به کار گرفته می شوند و می توانند پایه اطلاعاتی سایر سیستم های سطوح بالاتر باشند .در کل، دو نوع سیستم پردازشی تعاملات (TPS ) وجود دارد:

۱- سیستمهای پردازشی بهنگام: در این نوع سیستمها،ارتبــاط مستقیمی بین کاربر و برنامه های کاربردی وجود دارد. کاربر، داده های مربوط به یک عـــمل یا معامله را وارد سیستم می کند و برنامه در مورد آن معامله به کاربرپاسخ می دهد. در این نوع پردازش، بین ورود داده ها، پردازش، به هنگام نمودن داده های ذخیره شـده و ارائه گزارش بر اساس آن، فاصله زمانی وجود ندارد.

۲- سیستمهای پردازش دسته ای: در ایـن سیستمها، داده هـای وارده به یـک سیستم، در یک عملیات با فایل تشکیل گروه مـــی دهند و یکجا پردازش مــی شوند. بــعنـــوان مثــال،در یک سیستم پردازش انبار، تمـام کالاهای وارده و صادره دریک چارچـــوب زمــــانی مشخص، فرضا در یک روز معین،در یک گروه قرار گرفته، سپـــس بــر حسب شماره کـــالا مرتب شده و یکجا پردازش می شوند.

ساختار کلی TPS

ساختار کلی TPS شامل موارد زیر می باشد :

1. ورود اطلاعات
2. به روز نمودن اطلاعات
3. پردازش گزارشات

 

 

 

شکل 2 : ساختار کلی TPS

مرحله اول : ورود اطلاعات

1. منابع اطلاعات : یک سیستم فرایند عملیات TPS به منابع اطلاعات به عنوان یک منبع اطلاعات درون سازمانی می نگرد.این اطلاعات در بسیاری از مواقع به وسیله کارکنان سازمان و در برخی مواقع از خارج سازمان تهییه و تنظیم می گردد.
2. کد گذاری : عمل کد گذاری به ورود اطلاعات نظم می بخشد . هدف کد کذاری حذف اشتباهات و ذخیره در ورود اطلاعات است
3. گروه بندی (تجمع عملیات) : به روز کردن اطلاعات در همان لحظه صورت نگرفته بلکه اطلاعات با تاخیر ثبت می شود
4. عملیات ورود اطلاعات : به دو صورت انلاین و افلاین صورت می پذیرد
5. بررسی فیلد عملیات : یک TPS بایستی حتما قبل از اینکه بصورت منابع اطلاعاتی مهمی قرار گیرد بررسی گردد

مرحله دوم : به روز نمودن اطلاعات (رکورد)

1 - دستیابی به رکورد : در دستیابی به رکورد معمولا برنامه به یک فیلد اصلی در تراکنش دست می یابد تا بوسیله آن عمل جستجو برای تغییر رکورد انجام شود.

2 - به روز نمودن رکورد : انجام صحیح به روز نمودن یک رکورد به عنوان تغییر رکورد یا عمل روی رکورد نامیده میشود.

3 - چاپ : زمانی که رکورد به روز شد وارد ریز مرحله چاپ می شود.

 

 

مرحله سوم : پردازش گزارشات

پردازش گزارشات در سه قالب زیر انجام می پذیرید:

1. گزارشات تفصیلی عملیات : حسابرسان به گزارش تفصیلی نیازمند هستند زیرا دقیقا چگونگی عملکرد مورد نظرشان است
2. گزارشات وضعیت منابع : معرف موقیت موجودی هاست و برای یک یا تعدادی از اقلام تهیه می شود که مفید و فایده برای منابع مدیران است.
3. گزارشات مدیریت: عبارت است از گزارشی که به عنوان داده MIS تهیه می شود محتوای این گزارشات با سایر گزارشات متفاوت بوده و معمولا حاوی تاخیرات و انحرافات از ارقام و اعداد تعیین شده می باشد. برای این گزارشات برای مدیران میانی و استراتژیک اطلاعات خوبی را در بر دارد.
4. TPS عمومی : در این حالت حجم اطلاعات بالاست لیکن محاسبات ساده هستند در این سیستم ها ظرافت انتخاب سیستم مدیریت پایگاه داده فعال است همچین روشی برای برنامه ریزی و برنامه نویسی ساده است.از TPS های عمومی می توان به TPS عمومی حساب های دریافتنی ،TPS حساب های پرداختنی ،TPS عمومی حسابداری عمومی و.... اشاره کرد.
5. TPS فنی : در این حالت پیچیدگی پردازش اطلاعات مطرح است و حجم اطلاعات متوسط و زیاد است . اگر سیتم را ساده حساب کنیم حجم اطلاعات متوسط است و اگر پیچیده تلقی نماییم ،حجم اطلاعات زیاد خواهد بود.از TPS های فنی می توان به TPS فنی سفارشات مشتریان ، TPS فنی برنامه ریزی مواد ،TPS فنی موجودی کالا و ... اشاره کرد.

انواع TPS

سیستم گزارشات مدیریت

دومین نسل از سیستم های اطلاعاتی سیستم گزارشات مدیریت (management reportin system) است که در اواخر دهه 60 با رشد تکنولوژی پایگاه داده ها توسط شرکت IBM طراحی گردید. این سیستم , پشتیبانی از مدیران سازمان در سطوح میانی و عالی را بر عهده دارد و متشکل از دو یا چند سیستم پردازش تراکنش است که اطلاعات مورد نیاز مدیران مذکور را در قالب گزارشات ترکیبی ارائه می نماید . به همین دلیل به آن سیستم گزارشات مدیریت اطلاق می شود .

گزارشات ترکیبی گزارشاتی هستند که شامل اطلاعات در دو یا چند زمینه از حیطه های وظیفه ای سازمان می باشند . مانند گزارشی که نشان دهنده میزان تولید واقعی , پیش بینی تولید , میزان فروش پیش بینی و واقعی و نیز انحراف آن ها در یک یا چند کالا است . چنین گزارشاتی می تواند به منظور برنامه ریزی , سازماندهی , نظارت و کنترل عملیات بکار رود .

داده های مورد نیاز سیستم های گزارشات مدیریت از پایگاه داده های سیستم های پردازش تراکنش در حیطه های عملکرد خاصی به طور مستمر بهنگام و حاصل می شود . همچنین می توان از پایگاه های خارج از سازمان برای اغنای گزارشات مورد نیاز بهره جست .این سیستم مجموعه ای نظام یافته از افراد , دستورالعمل ها , پایگاه داده ها و تجهیزات است که گزاذشات روزمره مورد نیاز مدیران را جهت تصمیم گیری ارائه می نماید .

ساختار سیستم گزارشات مدیریت

داده های TPS

معمولا در MRS داده هایی مورد پردازش قرار می گیرند که توسط TPS و دیگر منابع اطلاعاتی داخلی تولید می شود . شکل زیر ساختار یک سیستم نمونه را نشان می دهد .کاربر از برنامه درخواست گزارش می کند . برنامه داده های موجود را جمع آوری , اصلاح و پردازش نموده و سپس به تهیه گزارشات مربوطه می پردازد .

شکل 3 : ساختار سیستم گزارشات مدیریت

 

 

 

 

 

 

انواع سیستم گزارشات مدیریت

سیستم گزارشات مدیریت انواع گزارشات را در اختیار مدیران قرار می دهد :

گزارشات برنامه ای , گزارشاتی هستند که به طور متناوب و یا بر اساس برنامه زمان بندی شده تولید می شوند .

گزارشات درخواستی , این گزارشات بنا به درخواست مدیران , یک سری اطلاعات خاص را ارائه می کنند به عبارت دیگر ماهیت این گزارشات درخواستی می باشد .

گزارشات خاص , گزارشاتی هستند که در شرایط غیر عادی ارائه می شوند .

گزارشات تفصیلی , در این نوع گزارشات ریز اقلام اطلاعاتی که منجر به تهیه گزارشات دیگر شده است را می توان دریافت کرد .این نوع گزارشات برای کنترل اقلام مندرج در گزارشات دریافت می شود و نشان دهنده مبنای شکل گیری یک عدد در گزارشات می باشد .این گزارشات را می توان در سطوح مختلف دریافت کرد که هر چه به سطوح پایین تر نزدیک می شویم اقلام اطلاعات دقیق تر و ریزتر می شوند .

گزارشات شاخص , این نوع گزارشات را می توان یک ویژگی در سیستم گزارشات مدیریت دانست که در آن اطلاعات بر اساس شاخص یا معیاری مرتب می شوند . تغییر شاخص در یک گزارش به تغییر در نحوه قرارگیری اطلاعات در محتوای گزارش منجر می شود . از این نوع گزارشات جهت دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز در یک گزارش استفاده می شود .

سیستم اطلاعات مدیریت

سیستم اطلاعات مدیریت (Management Information System), سیستمی منسجم برای تهیه اطلاعات به منظور حمایت از برنامه ریزی ، کنترل وعملکرد سازمان است که از طربق ارائه گزارشهای خاص مدیریتی وظایف مدیریت میانی را پوشش میدهد.سیستمی که کنترل وبازسازی اطلاعات را از دنیای محیطی وعملیات بازرگانی داخل سازمان به عهده دارد و با سازماندهی و انتخاب داده ها اطلاعات لازم ر اجهت اتخاذ تصمیم،برنامه ریزی وکنترل برای مدیران آماده می سازد. MIS در حقیقت سیستمی مبتنی بر رایانه است که اطلاعات رابراساس خواسته های کاربران در اختیارشان قرار می دهد.

مديران همواره بدنبال اطلاعات هستند واتخاذ تصميمات آنان براساس داده هاي مرتبط وبا موضوع تصميم است. درگذشته منابع اطلاعاتي آنان اتفاقي وغيرمطمئن وبه‌طرق مختلف وگوناگون بوده واطلاعات آنان از طريق مقامات مافوق ويا مرئوسين وساير پرسنل سازمان تامين مي شد. كه عدم اطمينان واتكاء به صحت اطلاعات راتشديد مي كرد زيرا افراد اطلاعات رابا افزايش ويا كاهش به مقامات ومسئولين منتقل مي كردند. لذااطميناني ازدرستي آن نبود. تجهيزمديريت به يك سيستم اطلاعاتي صحيح ومطمئن كه توانايي مديريت رادراتخاذ تصميم برنامه ريزي وكنترل سازمان ياري دهد داراي يك روند تاريخي است واين سير تاريخي بامفاهيم دفترداري دوبل كه توسط پروز لوكاپاكليلي LUCKA PAKELILY)) درسال 1494 ارائه شد آغاز گرديد. سيستم هاي اطلاعات مديريت تاقرن بيستم با تأني به حركت خودادامه دادوشايد علت آن عدم توانايي بشر درحفظ، نگهداري وبازيابي اطلاعات بود. باتوسعه رايانه‌هاي باظرفيت، سرعت ودقت بالا دراواسط قرن بيستم تكامل وكاربرد مفاهيم سيستمهاي اطلاعاتي مديريت،با روندي ديگر وباسرعت بيشتري توسعه يافت كه حاصل آن تغييرات درعمليات وفعاليتها ووظايف سازمانهاي تجاري دنيا به شرح زيرشد:
1-مديريت متمركز وتكيه برمحورهاي تمركز اطلاعات وبهره گيري ازفن‌آوري پيشرفته
2-طراحي اطلاعات وارائه گزارشات لازم موردنياز براي اتخاذ تصميم مديريت، برنامه ريزي وكنترل سازمان
3-طراحي سيستم اطلاعات مديريت باتكيه بركنترل وسيستم هاي اطلاعاتي مديريت كنترل پروژه ها
نتايج حاصل ازاين مفاهيم، MIS يا سيستمهاي اطلاعاتي مديريت ناميده مي شوند.

MIS نه تنها مدیران را در امور استراتژیک حمایت می کند.بلکه درتصمیمات تکراری و روزمره نیزاطلاعات لازم را در اختیارمدیران تاکتیکی قرار می دهدو آنها را قادر می سازد تا به اطلاعاتی دست یابند که در تصمیم گیری ها کمک موثری برای آن ها باشد. امروزه درشرکت ها وسازمانهای بزرک خدماتی وتولیدی یک واحدMIS به طور مجزا فعالیت می کند که دارای مدیری متخصص در مدیریت ، سیستم, اطلاعات وارتباطات می باشد.عملا کار مدیران سیستم اطلاعات مدیریت ، ارائه ی گزارشات روز آمد و اطلاعات مفید به مدیر شرکت وموسسه، برای برنامه ریزی های آینده وتصمیم گیری می باشد.این مدیر برای گردآوری داده ها و پردازش آنها، نیازبه سیستم های اطلاعاتی و رایانه ای و حتی سیستم های خبره دارد و هم از امکانات سیستم های اطلاعاتی و فن آوری اطلاعات استفاده کند که لازمه ی این استفاده،دانش وعلم رایانه ای واطلاعاتی می باشد

.سيستم اطلاعات مديريت به معني مديريت برپايه اطلاعات مي باشد همانطور كه مي دانيم براي مديريت درقرن 21 نمي توانيم از دوعامل چشم پوشي كنيم: 1-استراتژي رقابت؛ و 2-كاهش هزينه ها، كه خوديك سياست رقابت صادراتي مي باشد.براي لحاظ كردن اين دواستراتژي به كاربردن سيستم هاي اطلاعات مبني برفن آوريهاي اطلاعت وارتباطات ضروري مي نمايد. مديران امروز، باانبوهي اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتي كه به عنوان داده هاي سيستم بايستي پردازش گرديده وقابل فهم وتميرو نگهداري وبازيابي گردد.

 

سیستم پشتیبان تصمیم (Decision Support System)

با پیشرفت تکنولوژی رایانه و دانش برنامه نویسی در اواخر دهه 70 و اوایل دهه 80 نیاز به سیستم های که بتواند سازمان ها را در تحلیل مشکلات و ارائه نتایج راه حل های مختلف یاری کنند , بسیار محسوس بوده است . سیستم های پشتیبان تصمیم از طریق به کار گیری مدل ها و تحلیل آن ها قادرند تا مسائل بسیار پیچیده را حل و نتیجه ارائه دهند . تصمیم گیری در مسائل بسیار پیچیده سازمان های امروزی تنها از طریق بکارگیری این سیستم ها امکان پذیر است .این سیستم رایانه محور است که با ترکیب مدل ها و داده ها , تلاش در حل مسائل شبه ساختاری و غیر ساختاری با کمک کاربران دارد . این سیستم ها از مدل های ریاضی برای حل مسائل بهره می گیرند.

DSS سیستم اطلاعات کاملا انعطاف پذیر و تعاملی است که به منظور پشتیبانی از تصمیم گیری در مواردی که تصمیمات ساخت یافته نیستند , طراحی و به کار گرفته می شوند . کاربرد این سیستم ها برای مدیران سطوح میانی و عالی است که در شرایط متغیر از نظر تصمیم گیری قرار دارند و نیاز به تحلیل موقعیت ها از اصول اساسی فعالیت آن ها است . این سیستم ها مجموعه ای از دانش , تجربه , ادراک و قدرت تصمیم گیرنده و سرعت اطلاعات و قدرت پردازش حاصل از به کارگیری فناوری اطلاعات است که منجر به ارتقاء بهره وری , سرعت , انعطاف پذیری در تصمیمات و نیز کاهش پیچیدگی شرایط مساله و هزینه ها می شوند . این ترکیب به پاسخگویی سریعتر به تغییرات محیطی و اداره کاراتر و اثربخش تر منابع خواهد شد.

مدیران DSS را برای حل مسائل خاصی به کار می گیرند که موردی هستند و نه تکراری و روزمره. بیشتر وقف مدیران صرف جمع آوری و تجزیه و تحلی اطلاعات جهت تصمیم گیری می شود .DSS , سیستم اطلاعاتی است تعاملی متکی به یک سری ابزارهای نرم افزاری و سخت افزاری کاربر آشنا که با تهیه و ارائه یک سری اطلاعات , مدیران را در تصمیم گیری پشتیبانی می نماید . در بسیاری از اوقات تصمیم گیر ان برای اتخاذ یک تصمیم مناسب به تجربیات خود متکی هستند , اما مدیران سطوح استراتژیک و تاکتیکی غالبا با تصمیمات پیچیده ای مواجه هستند که تجزیه و تحلیل عوامل موجود در آن ها فراتر از قابلیت های انسانی معمولی است . این نوع تصمیمات مربوط به سیستم های پشتیبانی تصمیمات می باشند .

با DSS می توان کمبود اطلاعات را جبران کرد , به نحوی که مدیران بتوانند کیفیت تصمیمات خود را ارتقاء دهند . برای این امر باید از جدیدترین نوآوری ها در تکنولوژی مانند نمودارهای رنگی , مدل های برنامه ریزی و پیش بینی , زبان های پرسشی و حتی هوش مصنوعی استفاده کرد .

در بسیاری از موارد DSS فرایند تمیم گیری را تسهیل می کند . برخی از سیستم ها توانایی این را دارند تا براساس معیارهایی که تصمیم گیرنده مد نظر دارد , را ه حل هایی ارائه نماید . بدین ترتیب مدیران بدون اتکا به کارشناسان می توانند با دریافت راه حل ها اتخاذ تصمیم نمایند .

ساختار DSS

ساختار عمومی یک سیستم پشتیبانی تصمیمگیری از عناصر زیر تشکیل می شود :

الف – سیستم مدیریت مدل

این سیستم بخش اصلی DSS را تشکیل می دهد که مدل های مورد نیاز سیستم در آن قرار دارد و از دو جزء اساسی تشکیل می شود : پایگاه مدل – سیستم مدیریت پایگاه مدل

ب – سیستم مدیریت داده

این سیستم داده های مورد نیاز سیستم را شامل می شود که از طریق منابع داخل و خارج از سازمان تامین می شود و بر دو جزء مشتمل است : پایگاه داده – سیستم مدیریت پایگاه داده .

ج مدیریت رابط کاربر

این بخش وظیفه تعامل کاربر با سیستم را عهده دار است و از طریق آن کاربر اطلاعات و دانش مورد نیاز سیستم را به آن وارد می نماید و نتایج حاصل از کارسیستم را دریافت می دارد . شکل زیر مدل یک DSS را نشان می دهد .