دانلود مقاله تحليل سيستم اطلاعات انبار با فرمت ورد و در 83 صفحه قابل ویرایش

قسمتی از متن مقاله تحليل سيستم اطلاعات انبار

فهرست

عنوان صفحه
________________________________________
1- شناخت وضعيت موجود 5
1-1- مقدمه 6
1-2- وضعيت موجود سيستم انبار در سازمان 7
1-2-1- جايگاه سازماني و شرح وظايف 7
1-2-2- نيروي انساني موجود 8
1-2-3- نوع انبار 8
1-2-4- كالاهاي موجود در انبار و نحوه چيدمان آنها 8
1-2-5- سيستم كدگذاري كالاهاي انبار 8
1-2-6- تجهيزات موجود در انبار 9
1-2-7- فرايند درخواست كالا از انبار و تحويل آن 9
1-2-8- فرم‌هاي مورد استفاده در سيستم فعلي انبار سازمان 10
1-2-9- برنامه‌ريزي تأمين كالا 10
1-2-10- انبارگرداني 10
1-3- كاستي‌ها و محدوديت‌هاي سيستم اطلاعات انبار در سازمان 10
1-4- برخي الزامات قانوني در محاسبات عمومي اموال دولتي 13
2-طراحي سيستم ..............................................................................15
2-1-مقدمه ..............................................................................................................16
2-2-موقيعت انباردرساختار سازماني...................................................................12
2-3-رويه ها...............................................................................................................17
2-4-دستورالعملها.....................................................................................................29
2-5-فرمها...................................................................................................................32

فهرست

عنوان صفحه
________________________________________

پيوست:راهنماي کد کالاهاي انبار .......................................................................48
دياگرامهاي رابطه اي ..............................................................................................63

فهرست شکلها

عنوان صفحه
________________________________________

1-2- موقيعت انباردرساختار سازماني..................................................................12

فاز اول: 1
________________________________________

شناخت وضعيت موجود

- توصيف سيستم

1 ـ 1 ـ مقدمه‌
هدف‌ از تشكيل‌ و ايجاد انبارها، چه‌ در سازمانهاي‌ دولتي‌ و چه‌ در بخش‌ خصوصي‌، تأمين‌ ونگهداري‌ كالاهاي‌ مورد نياز سازمان‌ است‌ و انبارداري‌ به‌ كليه‌ فعاليتهاي‌ مربوط‌ به‌ تهيه‌ و نگهداري‌ وسپس‌ تحويل‌ مواد و اقلام‌ مورد نياز سازمان‌ در زمان‌ مناسب‌، اطلاق‌ مي‌شود. وظايف‌ انبارها در سازمان‌را مي‌توان‌ در سه‌ بخش‌ زير خلاصه‌ كرد:

الف‌) برنامه‌ريزي‌ و مراقبت‌ جهت‌ حفظ‌ مقدار موجودي‌ هر يك‌ از اقلام‌ كالاهاي‌ مورد نيازسازمان‌ در حد مطلوب‌ خود.

ب‌) همكاري‌ و مساعدت‌ در خريد و تأمين‌ و تهيه‌ كالاها و كنترل‌ و دريافت‌ كالاهاي‌خريداري‌ شده‌.

ج‌) نگهداري‌ كالا در انبار به‌ نحو صحيح‌ و تسريع‌ در امر تحويل‌ با رعايت‌ مقررات‌ ودستورالعملهاي‌ سازمان‌.

انبارها را از دو جهت‌ مي‌توان‌ مورد بررسي‌ قرارداد، يكي‌ از لحاظ‌ فيزيكي‌ نظير محل‌ انبار، نوع‌قفسه‌بندي‌ها، محل‌ كالاها در انبار، نور، ايمني‌ و وسايل‌ حفاظت‌ كالاها و وسايل‌ حمل‌ و نقل‌ و... وديگري‌ سيستم‌ اطلاعات‌ انبار كه‌ به‌ طرح‌ و گردش‌ فرمها بنحوي‌ كه‌ اطلاعات‌ به‌ بخشهاي‌ مختلف‌سازمان‌، به‌ موقع‌ و به‌ مقدار لازم‌ برسد و به‌ كنترلهاي‌ لازم‌ در رابطه‌ با كالاها مي‌پردازد.
منظور از سيستم‌ اطلاعاتي‌ انبار، ايجاد روشي‌ نظام‌مند و منطقي‌ براي‌ اجراي‌ عمليات‌ مربوط‌ به‌كالاهاي‌ موجود در انبار و همچنين‌ اعمال‌ كنترلهاي‌ لازم‌ روي‌ مراحل‌ مختلف‌ اين‌ عمليات‌ مي‌باشد.
انبار بنا به‌ نياز همه‌ بخشها، عموماً با تمام‌ واحدها و كاركنان‌ آن‌ در تماس‌ و رابطه‌ است‌. اين‌ رابطه‌ وتماس‌ چه‌ در مورد تحويل‌ دادن‌ و گرفتن‌ اجناس‌ و چه‌ در مورد نگهداري‌ حسابها و مبادله‌ اسناد و مدارك‌آن‌ها، بايد بر ضوابط‌ مستدل‌ و مجاز و رسمي‌ مبتني‌ باشد نه‌ مناسبات‌ شخصي‌ و دوستانه‌ چرا كه‌ اينگونه‌روابط‌، موجبات‌ كندي‌ كار و بروز اشتباهات‌ را فراهم‌ مي‌سازد. بديهي‌ است‌ در روابط‌ متقابل‌، رفتارهاي‌دوستانه‌ صرفنظر از دستورالعملها، سبب‌ تسريع‌ كارها خواهد بود ولي‌ نبايد باعث‌ ابهام‌ در حسابها ومدارك‌ و اسناد باشد.
در طراحي‌ سيستم‌ اطلاعات‌ انبار بايستي‌ توجه‌ نمود كه‌ آيا از قبل‌ سيستمي‌ وجود دارد يا خير، درصورت‌ وجود سيستم‌، شناخت‌ سيستم‌ و نقاط‌ قوت‌ و ضعف‌ آن‌ جزو مقدماتي‌ترين‌ فعاليتها محسوب‌مي‌شود. در اين‌ گزارش‌ وضعيت‌ موجود انبار سازمان به‌ لحاظ‌ جايگاه‌ سازماني‌ و شرح‌ وظايف‌؛ نيروي‌انساني‌ موجود؛ نوع‌ انبار؛ انواع‌ موجوديهاي‌ آن‌ و نحوه‌ چيدمان‌؛ سيستم‌ كدگذاري‌ كالاها؛ تجهيزات‌موجود؛ گردش‌ اطلاعات‌ و فرمهاي‌ مربوطه‌،... تشريح‌ گرديده‌ و كاستيها و محدوديتهاي‌ آن‌ تبيين‌مي‌گردد. بديهي‌ است‌ شناخت‌ وضعيت‌ موجود مبناي‌ طراحي‌ سيستم‌ مطلوب‌ سازمان قرار خواهد گرفت‌كه‌ در گزارشهاي‌ آتي‌ به‌ آن‌ خواهيم‌ پرداخت‌.

1 ـ 2 ـ وضعيت‌ موجود سيستم‌ انبار در سازمان
وضعيت‌ موجود سيستم‌ انبار طي‌ چند مرحله‌ بازديد و مذاكره‌ حضوري‌ جداگانه‌ با مسئول‌ انبار،سرپرست‌ تداركات‌ و رئيس‌ امور اداري‌ مالي‌ و در ابعاد مختلف‌ شناسايي‌ شده‌ و به‌ شرح‌ زير تبيين‌مي‌گردد.

1 ـ 2 ـ 1 ـ جايگاه‌ سازماني‌ و شرح‌ وظايف‌
در ساختار سازماني‌ مصوب‌ سازمان جهاد کشاورزي استان خراسان، فعاليتهاي‌ مربوط‌ به‌ انبار در يك‌پست‌ سازماني‌ با عنوان‌ انباردار و زير مجموعه‌ اداره‌ امور اداري‌ و مالي‌، خلاصه‌ مي‌گردد. هيچگونه‌شرح‌ وظيفه‌اي‌ از انبار، انباردار و يا مسئول‌ انبار تدوين‌ نگرديده‌ و يا در دسترس‌ مشاهده‌ نمي‌شود و شرح‌وظايف‌ انباردار بر اساس‌ انتظاراتي‌ كه‌ بطور معمول‌ و يا موردي‌ وجود داشته‌ توسط‌ وي‌ درك‌ گرديده‌است‌